Tham khảo tài liệu 'business edge – quản lý công việc văn phòng part 7', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả | Quản ỉý thông tin c Để thực hiện nhiệm vụ đó thì văn phòng cần có kế hoạch và xác lập quy trình để hướng dẫn nhân viên chịu trách nhiệm cũng như có được sự hỗ ttỢ thực hiện của toàn công ty. Quy trình cũng nhằm đáp ứng yêu cầu về pháp lý và đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ. Thông thường quy trình cần nêu rõ các điều như ai chịu trách nhiệm quản lý lưu ttữ ai được quyền tiếp cận với các loại hồ sơ nào cách phân loại sáp xếp và lưu trữ cách ghi ký hiệu hoặc đánh mã số thời hạn lưu ttữ cho mỗi loại cách tổ chức theo dõi ghì chép giao trả quy ước đánh giá tình trạng hồ sơ để xử lý lưu hây . cách tổ chức hướng dẫn tập huấn cần thiết cho nhân viên định kỳ đánh giá cập nhật cải tiến hệ thông Cũng cần lưu ý một sô đặc điểm của một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả là nó phải dễ sử dụng đơn giản tiện gọn dễ tìm dễ truy lục có tính an toàn bảo mật cập nhật có thể theo dõi hiện ai đang dùng có thể tham khảo chéo được cho những trường hợp văn bản lưu dưởi nhiều đề mục khác nhau . Trước khi lưu trữ thì hồ sơ cẫn được xem xét phân loại. Dưới đây là một ví dụ về cách phân loại mà văn phòng có thể áp dụng 68 Quản lý thông tin Tên hồ srf Phân loại Thời hạn lưu trữ Ghi chú Phiếu kho Giấy tờ nộp thuỄ HỔ sơ quan trọng thiết yêu thường dùng Lưu trong thời gian dài hoặc theo quỵ định ví dụ 5-7 năm HỗtrỢ trong hoạt động thường nhật Diều lệ công ty Bản quyền sáng chẾ Râ t quan trọng nhưng không thường dùng Lưu không thời hạn Chứng minh tư cách phấp lý Thưtínbáocáo Hữu ích nhưng không quá quan ưọng Lưu theo nhu cầu sử dụng và giới hạn cập nhật Phản ảnh công việc thưởng ngày Thông báo nội bộ thưgiổi thiệu hoặcchàohàng Không chủ yếu Có thể hủy khi đạt mục đích Cấc loại linh tinh khác HỢp đồng đang thường lượng vứi dõi tác quan trọng Mật Lưu riêng giao hủy theo lệnh của người có thẩm quyền Tùytheoỵêucầư của giao dịch Thông thường văn phòng có thể sử dựng bìa hồ sơ có bán săn với nhiều chủng loại kích cỡ mẫu dạng khác nhau tùy nhu cầu mà lựa chọn. Hoặc văn phòng tự làm bìa hay đặt
