Tham khảo tài liệu 'giáo trình lý thuyết nghiệp vụ lễ tân part 6', giải trí - thư giãn, du lịch phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả | . Phục vụ điện thoại khi có khách bèn ngoài gọi điện cho khách Sơ đồ Quy trình phục vụ điện thoại khi có khách bên ngoài gọi điện cho khách - Tươi cười trả lời điện thoại của khách. - Hỏi tên khách cần gặp hỏi tên địa chỉ của khách gọi. - Gọi diện lên buổng và thông báo cho khách lưu trú biết nếu khách đồng ý gập thì chuyển máy cho khách. - Kết thúc cồng việc. Một số trường hợp có thể xảy ra khi nhận điện thoại khách gọi - Trường hợp khách không có trên buồng nhưng khách không để chìa khoá tại quầy lễ tân có thể khách đang ở trong khu vực công cộng của khách sạn. Nhân viên tổng đài hỏi xem khách gọi có muốn chờ đế lìm khách không. Nếu khách chờ thì nhân viên tổng đài báo lễ tân cử người tìm khách. Nếu tìm được khách thì nối máy cho khách nói chuyện nếu không tìm được thì thông báo với khách gọi đến và hỏi xem khách có nhắn gì không nếu có thì ghi tin nhắn cho khách . - Trường hợp khách không muốn tiếp chuyện với khách gọi thì nhân viên tổng đài phải khéo léo thỗng báo lại là khách đì vắng và hỏi xem khách gọi có nhắn gì khồng nếu có thì ghi tin nhắn cho khách . Trường hợp khách đã đặt buồng nhưng chưa đăng ký khách sạn Nhân viên lễ tân lịch sự thông báo cho khách gọi là khách họ muốn gặp chưa tới khách sạn. Nhân viên lễ tân nhận tin nhắn nếu khách yêu cầu. Khi khách đến đăng ký khách sạn nhân viên lễ tân chuyển tin nhắn cho khách. - Trường hợp khách đã ra khỏi khách sạn Nhân viên tổng đài lịch sự báo ngay cho khách gọi là khách đã ra khỏi khách sạn. Nhân viên tổng đài hỏi xem khách có nhắn lại gì không nhận tin nhắn nếu khách có yêu cầu. 127 Một số yêu cầu đối với nhân viên tổng đài - Mỉm cười trước khi trả lời điện thoại. - Có giọng nói ấm áp truyền cảm nhưng phải rõ ràng. - Trả lời điện thoại sau hổi chuông quy định. - Hỏi tên khách gọi đến. Đặc biệt không được cung cấp những thông tin cá nhân của khách ở khách sạn khi chưa được khách cho phép. - Hỏi tên địa chỉ điện thoại của khách gọi đến và báo cho khách trước khi nối máy. - Luôn tỏ ra lịch sự nhã nhặn
