PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho mọi người, không nói bằng chọn ra một phần mềm thích hợp Nên sử dụng 1 phần mềm cho: Tất cả các máy tính trong dự án Tất cả các công việc có thể đáp ứng Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế. | /28 Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) /28 1. Các thủ tục dự án PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho mọi người, không nói bằng lời /28 Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án . Phải chọn ra một phần mềm thích hợp Phải học sử dụng phần mềm thành thạo Nên sử dụng 1 phần mềm cho: Tất cả các máy tính trong dự án Tất cả các công việc có thể đáp ứng Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế /28 Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật Người cập nhật càng ít càng tốt. Người xem càng nhiều càng tốt Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm Trong thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng được Nên kết hợp thêm với các phần mềm . | /28 Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) /28 1. Các thủ tục dự án PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho mọi người, không nói bằng lời /28 Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án . Phải chọn ra một phần mềm thích hợp Phải học sử dụng phần mềm thành thạo Nên sử dụng 1 phần mềm cho: Tất cả các máy tính trong dự án Tất cả các công việc có thể đáp ứng Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế /28 Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật Người cập nhật càng ít càng tốt. Người xem càng nhiều càng tốt Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm Trong thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng được Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email /28 Lý do sử dụng các thủ tục Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng Tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau) Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (PM quyết định) /28 Các công việc cần áp dụng thủ tục Kiểm soát thay đổi Sử dụng thiết bị Dùng các biểu mẫu quy chế báo cáo Trách nhiệm của một số người trong dự án Họp hành Mua sắm vật tư, thiết bị Mỗi thủ tục đều phải trả lời các câu hỏi: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, Tại sao. /28 Luồng công việc (WorkFlow) Lập danh sách các công việc trong biểu đồ mạng Xác định công việc nào còn chưa bắt đầu hay chưa hoàn tất tới ngày hiện tại Xác định người tiếp xúc để biết hiện trạng về từng công việc Thu thập hiện trạng về mỗi công việc Công việc hoàn thành 100%? Ghi ngày hoàn thành thực tế Ghi hoàn thành 100% Ghi ngày bắt đầu thực tế Ghi phần trăm
