Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc rút ngắn được thời gian là một yếu tố sống còn cho các doanh nghiệp. Nếu phải chọn lựa giữa hai yếu tố nhanh và tiết kiệm thì gần như yếu tố nhanh đang thắng thế. Yêu cầu đặt ra là phải đưa công nghệ thông tin vào toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý của doanh nghiệp, tổ chức. Trong đó, việc tin học hóa các quy trình quản lý tài liệu, công việc đang là một mối quan tâm, ưu tiên hàng đầu của các.