- Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp. - Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể. - Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập.