Hàng ngày trong lĩnh vực giao dịch kinh doanh thương mại, ngoài việc tiếp xúc để trao đổi trực tiếp trong các cuộc gặp gỡ, các cuộc họp, các cuộc hội thảo., việc trao đổi bằng các văn bản, giấy tờ, công văn, và đặc biệt là thư tín thương mại là vô cùng cần thiết. Viết như thế nào để diễn đạt được tất cả những gì mình muốn nói, nhưng phải ngắn gọn và súc tích trong một khuôn khổ cho phép là một vấn đề tương đối khó đòi hỏi người viết vừa đảm bảo tính.