I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Khái quát chung về văn bản a) Khái niệm về văn bản Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó, giao tiếp bằng ngôn ngữ là hoạt động giao tiếp phổ biến nhất. Hoạt động này có thể được diễn đạt bằng ngôn ngữ viết hoặc bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản (text). Vậy. | Tất cả văn bản đi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được Văn thư cơ quan thống nhất cho số. Văn bản quy phạm pháp luật được cho số riêng theo từng loại. Văn bản hành chính thì tuỳ theo tổng số văn bản ban hành trong một năm nhiều hay ít mà phân loại và đánh số cho phù hợp. Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì nên phân văn bản thành hai nhóm: nhóm văn bản có giá trị lưu trữ và nhóm văn bản có giá trị hiện hành (công văn trao đổi về những việc sự vụ, giấy mời, thông báo công việc.) và nhóm văn bản mật. Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 trở lên trong một năm, có thể phân văn bản theo tên loại văn bản (thông tư, chỉ thị, quyết định.) hoặc theo nhóm văn bản (nhóm chương trình, kế hoạch, báo cáo, ; nhóm công văn trao đổi và nhóm văn bản mật đi). Việc đánh số văn bản được thực hiện riêng theo từng văn bản hoặc từng nhóm tuỳ theo phương pháp phân loại được lựa chọn.
