Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của Văn phòng. Nhưng hầu hết tại một số đơn vị, công việc quản lý hồ sơ công văn còn làm bằng tay thì đó là một công việc rất khó khăn và phức tạp, tốn nhiều thời gian vào việc phân tích và xử lý dữ liệu mà kết.