Khi thực hiện hoạt động công chứng, công chứng viên phải dựa vào bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng cung cấp, các giấy tờ xác minh, giám định và các giấy tờ khác, vì thế nếu các giấy tờ này không còn được lưu giữ cùng với bản chính văn bản công chứng thì cũng không đánh giá được sự tuân thủ pháp luật về công chứng của công chứng viên hoặc không bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng và những người có liên quan khác