Với sự phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin nhƣ hiện nay, việc quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên và lƣu trữ tài liệu trong công tác đang đƣợc vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong xã hội ,việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác là một trong những thành công lớn của các nhà quản lý