Khái niệm Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu: Giai đoạn 1: Xác.