Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là một phương tiện quan trọng để ghi lại và chuyển đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hoá pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước. Đó là công cụ điều hành không thể thiếu và là sản phẩm tất yếu của quá trình quản lý