Ở những bệnh viện ,nhất là những bệnh viện lớn,trong một ngày có thể có hàng trăm bệnh nhân nhập/xuất thông tin về mỗi bệnh nhân cần phải được ghi lại và lên danh sách để phục vụ cho việc theo dõi khám chữa bệnh và các công tác quản lý cả khi bệnh nhân đã xuất viện thì những thông tin về bệnh án của họ vẫn cần phải được lưu lại trong hồ sơ bệnh nhân. Thử tưởng tượng nếu thực hiện công việc trên theo cách thủ công truyền thống là ghi vào sổ .