BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN . Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư . Khái niệm Văn thư là gốc Hán dùng để chỉ các loại Văn bản, giấy tờ. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư có nghĩa là làm những công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Làm những công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản. tức là làm công tác văn thư. Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi là các cơ quan, tổ chức) Từ khái niệm trên có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy Nhà nước. . Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: . Soạn thảo và ban hành văn bản - Thảo văn bản - Duyệt văn bản - Đánh máy,in ấn, sao chụp văn bản - Ký văn bản . Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức - Quản lý văn bản đi - Quản lý và giải quyết văn bản đến - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan . Quản lý và sử dụng con dấu - Các loại con dấu - Bảo quản con dấu - Sử dụng con CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG / GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN . Yêu cầu về công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu sau: . Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan. . Chính xác + Chính xác về nội dung của văn bản Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của cơ quan Nhà nước cấp trên Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng + Chính xác về thể thức văn bản Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn do Nhà nước ban hành + Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư . Bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc bí mật của cơ quan, của nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư để lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Ủy văn Thường vụ Quốc hội. . Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,.TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG / thán gBÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN tên người sử dụng Số/ký hiệu ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản H
