BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại,phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,do thay đổi địa chỉ, vv.) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. . Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP . Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN chú: - (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); - (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị); - (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; - (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; - (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; - (6): Số thứ tự của quyển sổ. (Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng) b. Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đâyle đến Số đế n Tác giả Số, ký hiệu (4)ColNgày thángTên loại và trích yếu nội dung (6)Đơn vị hoặc người nhận (7)Ký nhậ n (8)Ghi chú(1)(2)(3)(5)(9)PD2. Hướng dẫn đăng ký văn bản đến - Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. - Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. - Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. - Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số - Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. - Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyềnTRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG / CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG / GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN . Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm trình bày: Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ ở trên 2. Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” - Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm. - Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa t
