TLLTDN chứa đựng những thông tin qúa khứ, phản ánh qúa trình hình thành và phát triển của DN. Độ chính xác cao. Độ chính xác này được thể hiện ở việc nội dung của VBDN ban hành không được trái với quy định của PL. Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở các yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản vẽ, tài liệu thiết kế Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất. TLLTDN do DN lưu giữ tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật. Đối với những DN thuộc nguồn nộp lưu thì đến thời hạn quy định phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp.+ Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu chuẩn hoặc quy định hiện hành. Các BVHC phải có dấu “Bản vẽ hoàn công” của nhà thầu thi công XD và có danh mục bv.+ Hs thiết kế, BVHCCTXD có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hs lưu trữ. * Đặc điểm đặc thù: TLLTDN có nhiều loại hình phong phú, đặc biệt là có tính đặc thù chuyên môn cao. Do đó, khác với các cơ quan hành chính. Trong các DN, tài liệu hành chính không chiếm số lượng đa số mà chủ yếu là các tài liệu chuyên môn. Mỗi DN tuỳ theo đặc thù chuyên môn lại hình thành những loại hình tài liệu riêng. Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo, DN thương mại thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có liên quan đến qúa trình KD Điều này sẽ gây khó khăn cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu của DN18CPD+ Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án, vb phê duyệt báo cáo KTKT (trường hợp chỉ phải lập báo cáo KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phê duyệt thiết kế, vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng trường hợp không còn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp olle+ Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập hs, có chữ ký của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hs thiết kế).geVD: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC công trình XD, quy định:.Một số vb của DN đã được mẫu hóa như các mẫu bảng biểu kế toán, thuế. Đặc biệt một số nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ. TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp nhưng có thể lưu trữ dưới những dạng thức phong phú, hiện đại như ở dạng băng từ, đĩa từ. Nhiều hs trong DN được hình thành theo trình tự thủ tục hành chính quy định. VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, có quy định như sau: Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị về kế toán, bao gồm: - Chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán, gồm: sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp - Báo cáo tài chính, gồm: báo cáo tài chính tháng, qúy, năm. - Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: là các tài liệu được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán, các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, hợp đồng vay ), các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ lợi tức, các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí, các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với NN, các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản . - Các tài liệu liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của NN về tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu) 3. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất KD của các DN. Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành của DN mà qua đó DN rút ra bài học sau mỗ
