Tập bài giảng Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ sau đây trang bị cho các bạn những kiến thức về thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; công tác kiểm tra. Mời các bạn tham khảo tài liệu để hiểu rõ hơn về những nội dung này. | ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014 Đặng Thanh Nam Page 1 PHẦN 1 THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ 1. Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước. 2. Nguyên tắc. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trên các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12. II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ 1. Đối tượng và nội dung thống kê Trong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, các kho lưu trữ còn thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài
