Chuyên đề này trang bị cho học viên một số kiến thức cơ bản về: Nguyên tắc cơ bản về quản lý văn bản, các công việc cụ thể phải làm trong quản lý văn bản đến và văn bản đi; huấn luyện một số kỹ năng cơ bản trong việc: tiếp nhận văn bản, chuyển giao văn bản, giải quyết văn bản đến, kiểm tra hình thức, thể thức văn bản. | Chuyên đề 11 QUẢN LÝ VĂN BẢN I. NGUYÊN TẮC CHUNG 1. Quản lý đúng với các quy định của pháp luật về quản lý văn bản - Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000. - Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức. - Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ và phải được bảo mật. - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mất mát, thất lạc, đảm bảo an toàn thông tin mức cao đối với bên ngoài và theo phân cấp sử dụng trong nội bộ cơ quan; - Quản lý văn bản phải là một thành phần nhất quán trong hệ thống thông tin quản lý chung của toàn cơ quan, đồng thời phải tuân theo chuẩn để có thể “hòa vào” mạng thông tin chung của Quốc gia (cấp trên và ngang cấp.); - Phân hệ phải là nguồn cung cấp thông tin cho các phân hệ khác trong cơ quan như: Phân hệ thông tin tra cứu phục vụ nghiên cứu, Báo cáo thống kê.; - Đảm bảo đáp ứng tốt công tác lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu dễ dàng. đồng thời cho phép tổng hợp, kết xuất các dữ liệu khi cần thiết; - Hỗ trợ soạn thảo tự động theo mẫu đến mức cao nhất cho các nhân viên văn thư, thư ký; - Đảm bảo việc điều hành công việc thông suốt trong toàn cơ quan. 2. Quản lý theo hệ thống văn bản Quản lý các văn bản tài liệu, công văn đến - đi, báo cáo. (sau đây được gọi chung là tài liệu) được chuyển đến các cơ quan nhà nước và được thu nhận, phân loại, xử lý tại các bộ phận và đơn vị trong cơ quan, bao gồm các nhiệm vụ sau đây: - Thu nhận, phân loại tài liệu đến theo tiêu thức và nội dung quản lý; 148 - Theo dõi quá trình xử lý và hồi báo kết quả. Tạo lập các hồ sơ quản lý nội dung công việc; - Tiếp nhận tài liệu là đầu ra từ các phân hệ xử
