Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. | Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ. I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc vấn đề hay một người hình thành trong quá trình giải quyết sự việc vấn đề đó. Ví dụ Hồ sơ về một vụ án hình sự hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội. Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác như cùng một loại văn bản cùng một tác giả cùng thời gian ban hành. Ví dụ - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ Các văn bản trong hồ sơ này là đều cùng một loại Thông báo . - Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X Các văn bản trong hồ sơ có cùng tên gọi Quyết định . - Tập Quyết định Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. các văn bản trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả Thủ tướng Chính phủ . - Kế hoạch báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm 1994. Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994 . Hồ sơ là một khái niệm về phân loại dùng để phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan cá nhân hoặc các phông lưu trữ theo các vấn đề sự việc . Từ khái niệm về hồ sơ chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như sau Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc tức là công việc giải quyết đến .
