Trong các cơ quan nhà nước, công ty hiện nay, để tạm ứng đòi hỏi các cá nhân, tổ chức phải thực hiện đúng và đầy đủ theo một quy trình nhất định. Tài liệu Quy trình tạm ứng mà cung cấp đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết theo đúng quy cách tạm ứng cơ bản nhất, giúp đáp ứng sớm nhu cầu của người sử dụng. | QUY TRÌNH TẠM ỨNG Mục đích Quy trình này được thiết lập, để đảm bảo cho quá trình tạm ứng được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát. Phạm vi áp dụng Quy trình này được áp dụng trong BVU Trách nhiệm Kế toán trưởng BVU có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện hiệu quả Đối tượng liên quan Người có nhu cầu tạm ứng Kế toán (KT) Thủ quỹ (TQ) Trưởng đơn vị (TĐV) Kế toán trưởng (KTT) Phó Hiệu trưởng (Phó HT) Hiệu trưởng (HT) Chủ tịch (CT) Bước Lưu đồ hướng dẫn Đối tượng thực hiện Biểu mẫu, Tài liệu, Chứng từ Mô tả chi tiết 1 Người tạm ứng - Phiếu đề nghị đi công tác(*) - Phiếu đề nghị tạm ứng - Kế hoạch công tác đã được duyệt dự trù kinh phí - Chứng từ khác liên quan - Khi thực hiện một số công việc mà cần phải trả trước một số tiền cho đối tác, đi công tác thì người thực hiện công việc được phép tạm ứng tiền từ Trường. Các khoản tạm ứng như: chi phí công tác, chi phí hành chánh, chi phí marketing, tạm ứng lương, 2 - Người tạm ứng - TĐV - Phó HT - Phiếu đề nghị tạm ứng kèm các chứng từ liên quan - Người có nhu cầu tạm ứng lập Phiếu đề nghị tạm ứng kèm theo các chứng từ có liên quan trình TĐV ký => trình Phó HT phụ trách ký duyệt. 3 - KTT - HT Phiếu đề nghị tạm ứng kèm các chứng từ liên quan - Trình KTT kiểm tra =>trình HT ký duyệt. - Chuyển phiếu đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt cho KT lập phiếu chi. 4 - KT - TQ - KTT - HT Bộ chứng từ tạm ứng - KT lập phiếu chi trình KTT => HT ký duyệt => TQ thực hiện chi tiền. 5 - TQ - Người tạm ứng - Bộ chứng từ tạm ứng - Phiếu chi - TQ căn cứ phiếu chi được duyệt thực hiện chi tiền và ghi sổ quỹ. - Phiếu chi được lập 03 liên: người nhận tiền giữ 01 liên, TQ giữ 01 liên và KT giữ 01 liên để lưu chứng từ. - Phiếu chi buộc phải đầy đủ chữ ký và ghi rõ họ tên: TQ, KT, KTT, HT và người nhận tiền. 6 - TQ - KT - Người tạm ứng - Sổ sách kế toán - Sổ quỹ - Báo cáo công nợ tạm ứng - KT đối chiếu số dư tiền mặt với TQ mỗi ngày. - KT ngân hàng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với Ngân hàng. - Đối chiếu số dư tạm ứng với người tạm ứng vào cuối tháng, vào mỗi lần tạm ứng hoặc hoàn ứng. - Kiểm tra số liệu và lập báo cáo công nợ tạm ứng => Gửi báo cáo cho KTT cuối tháng. Kết thúc KT - Phiếu đề nghị tạm ứng - Phiếu chi - Sổ sách kế toán - KT lưu các chứng từ liên quan đến chi tiền tạm ứng. (*) Đối với trường hợp tạm ứng chi phí công tác, người tạm ứng phải lập Phiếu đề nghị đi công tác (Biểu mẫu KTTC-BM04) và Giấy đi đường do Phòng Hành chính cấp.
