Phần 2 giáo trình “Văn thư” cung cấp cho người học các kiến thức: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. . | Chương 6 LẬP HÒ S ơ VÀ NỘP LƯU HÒ s ơ , TÀI LIỆU VÀO LƯU TR Ử C ơ QUAN Lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đương nhiên của mọi cán bộ, công chức, viên chức, vấn đề này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Ngay từ những năm 60 thế kỷ XX, tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cản bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hò sơ về công việc mình đã làm”*. Cho đến nay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó. Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy định rõ: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vé công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan". . Lập hồ sơ . Khái niệm, vị tri, tác dụng cùa lập hồ sơ . ỉ. 1. Khái niệm a. Hồ sơ Khái niệm “Hồ s ớ ' đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn bản huớng dẫn, từ điển, giáo trình,. đề cập đến như: 3 Những văn kiện chủ yéu của Đảng và Nhà nước về công tác công vftn, giắy tờ và công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, trang 50. 152 Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một van để, một sự việc, một đoi tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điếm ve thể loại hoặc vê tác giả., hình hành trong quả trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa
