Văn bản Quy định quản lý hồ sơ quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát, lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và thuận tiện trong khai thác sử dụng. . | Quy định quản lý hồ sơ CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã tài liệu: HC14 Hà Nội, Mã tài liệu: HC-14 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Phiên bản: Ver Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi hồ sơ Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú Người biên soạn Phó ban ISO Giám đốc Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 2 / 8 Mã tài liệu: HC-14 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Phiên bản: Ver Ngày ban hành: Họ và tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH Văn bản này quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát, lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và thuận tiện trong khai thác sử dụng. II/ PHẠM VI Không có. III/ ĐỊNH NGHĨA Hồ sơ: tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại Công ty. Ví dụ: hồ sơ xử lý sự cố máy ; hồ sơ tuyển dụng đợt 1 năm 2006; hồ sơ tai nạn lao động , hồ sơ giải quyết đơn thư của khách hàng Danh mục hồ sơ: tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các ban / phòng. Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các ban / phòng, kết thúc hồ sơ. IV/ NỘI DUNG: 1. Lập danh mục hồ sơ: Hồ sơ của các ban / phòng phải được phân loại và lập thành Danh mục hồ sơ (biểu HC14 BM01). Căn cứ vào các hồ sơ hiện có, các ban / phòng tổ chức lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình. Khi có hồ sơ mới phát sinh trong quá trình hoạt động, Trưởng đơn vị phân công cán .
