Tổ chức một cuộc họp hiệu quả Trong cuộc họp Một khi bạn là người tổ chức một cuộc họp thì cho dù có chuẩn bị tốt đến đâu bạn cũng cần phải lập kế hoạch chi tiết để theo dõi quá | Tổ chức một cuộc họp hiệu quả Tổ chức một cuộc họp hiệu quả Trong cuộc họp Một khi bạn là người tổ chức một cuộc họp thì cho dù có chuẩn bị tốt đến đâu bạn cũng cần phải lập kế hoạch chi tiết để theo dõi quá trình và hoàn thành mục tiêu của cuộc họp, bởi vì bạn chính là người chịu trách nhiệm điều khiển diễn biến và kết quả cuối cùng của nó. Sơ đồ chỗ ngồi Không chỉ ở những cuộc họp có nhiều thành phần tham dự mà ở hầu hết các cuộc họp, việc sắp xếp chỗ ngồi đều rất quan trọng. Hãy đặt các vị khách khác nhau tùy theo tầm nhìn đối với người thuyết trình, bảng trắng, màn hình trình chiếu hay các điểm có những hình ảnh thu hút khác. Nếu họ tự chọn chỗ ngồi cho mình, thì bạn hãy để cho người đến sau ngồi vào những chỗ còn trống. Đồng hồ Hãy đặt thời điểm bắt đầu và kết thúc cuộc họp, và không được vượt quá khoảng thời gian này. Đây là một cách tốt để thu hút sự chú ý của mọi người và giúp bạn kết thúc cuộc nói chuyện vô ích một cách lịch sự. Bạn có thể nói, “rất xin lỗi khi ngắt lời ông nhưng vì thời gian không cho phép.” Ngoài ra, quy định một khoảng thời gian tương đối cho mỗi phần của cuộc họp. Nếu biết trước một ai đó sẽ đến muộn, bạn phải thông báo ngay khi bắt đầu cuộc họp. Nếu bạn biết mình sẽ đến muộn, bạn phải báo ngay cho người tổ chức. Các quy định cơ bản Ngay khi bắt đầu, bạn hãy cho mọi người biết rằng bạn hi vọng hoàn thành các phần của cuộc họp theo đúng thời gian đã định. Ngay cả khi nội dung cuộc họp được in ra và phát cho mọi người thì bạn cũng cần phải nhắc lại mục tiêu của cuộc họp theo cách của mình. Mỗi một cuộc họp có một hình thức khác nhau và do đó đòi hỏi những quy định cơ bản khác nhau. Chẳng hạn, các ý tưởng đưa ra trong phần khởi đầu đều hay, và người nói có hoặc không có quyền ngắt lời nhau. Người tham dự nên biết mình có được mong đợi phát biểu hay không hay chỉ là ngồi nghe. Nếu bạn đưa ra quy định rõ ràng khi bắt đầu họp, bạn sẽ dễ dàng điều khiển cuộc họp hơn. Để tránh ngắt lời, hãy đặt điện
