Giáo trình mô đun 03: Xử lý văn bản cơ bản, cung cấp cho người học những kiến thức như: Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản; giới thiệu phần mềm xử lý văn bản microsoft word; định dạng văn bản; nhúng (embed) các đối tượng khác nhau vào văn bản; . | Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông Sở Thông tin và Truyền thông Lai Châu Bài 1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN I. Các khái niệm văn bản 1. Khái niệm văn bản thông thƣờng Theo nghĩa rộng Văn bản đƣợc hiểu là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ nghĩa là bất cứ phƣơng tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể khác. Theo nghĩa hẹp Văn bản đƣợc hiểu là các tài liệu giấy tờ hồ sơ đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc các tổ chức xã hội kinh tế. Trên thực tế văn bản đƣợc hiểu theo nghĩa này là phổ biến. Tóm lại văn bản nói chung là một phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nƣớc mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau. 2. Cách tổ chức và định dạng văn bản Văn bản hành chính đƣợc trình bày trên khổ giấy khổ A4 210 mm x 297 mm . Các văn bản nhƣ giấy giới thiệu giấy biên nhận hồ sơ phiếu gửi phiếu chuyển đƣợc trình bày trên khổ giấy A5 148 mm x 210 mm hoặc trên giấy mẫu in sẵn khổ A5 . Văn bản hành chính đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 định hƣớng bản in theo chiều dài . Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy định hƣớng bản in theo chiều rộng . Lề trên cách mép trên từ 20 - 25 mm Lề dƣới cách mép dƣới từ 20 - 25 mm Lề trái cách mép trái từ 30 - 35 mm Lề phải cách mép phải từ 15 - 20 mm. II. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 1. Các thao tác thông thƣờng để có một văn bản theo yêu cầu - Soạn thảo nội dung Xác định văn bản cần soạn thảo thuộc thể loại nào Nội dung của văn bản là gì cách sử dụng câu từ nhƣ thế nào Sử dụng từ đơn nghĩa không sử dụng từ mƣợn Việc soạn thảo nội dung vào văn bản có thể đƣợc nhập mới từ bàn phím hay sao chép từ các tài liệu khác. Khi dữ liệu đƣợc sao chép từ một tài liệu khác thì phải đƣợc chuyển .
