Giáo trình mô đun "Thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác SDTL lưu trữ (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung Cấp)" trình bày các nội dung kiến thức về: Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; . Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình. | ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN THỐNG KÊ BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SDTL LƢU TRỮ NGÀNH NGHỀ VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Bạc Liêu năm 2020 Bài 1 THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TRONG LƢU TRỮ I. THỐNG KÊ TRONG LƢU TRỮ 1. Khái niệm mục đích yêu cầu và nguyên tắc thống kê trong lƣu trữ Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng chất lượng thành phần nội dung tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có thành phần và chất lượng tài liệu cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận lợi đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương từng ngành và phạm vi cả nước. Mục đích ý nghĩa Công tác thống kê giúp các cơ quan tổ chức nắm được tình hình chung về số lượng thành phần nội dung tình trạng vật lý của tài liệu các kho tàng trang thiết bị bảo quản tình hình khai thác sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ để từ đó các cơ quan tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý tu bổ phục chế tài liệu trong thời gian tới. Thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan tổ chức nắm được số lượng trình độ tuổi tác của cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan để xây dựng kế hoạch đào tạo tuyển dụng cán bộ kịp thời hợp lý. Những số liệu thống kê trong lưu trữ giúp các cơ quan quản lý lưu trữ các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung chỉnh lý xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thống kê trong lưu trữ
