Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao. Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. . | Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện ở trong văn phòng Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao. Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Sau đó quyết định về chủ đề của sự kiện . Mục đích của sự kiện là gì . Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì . Bạn muốn tạo ra những tác động gì . Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện. . Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào . Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu . Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện . Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời . Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn - ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước có thể là vài tuần trước với một cuộc .
