Tài liệu đặc tả bài toán quản lý bán hàng cửa hàng điện máy, . | Đặc tả bài toán & mô hình quan niệm dữ liệu (P1). ĐẶC TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỬA HÀNG ĐIỆN MÁY I/. Thông tin của các đối tượng quản lý: 1. Quản lý khách hàng và nhà cung cấp: Họ. Tên. Tên giao dịch. Địa chỉ (Xã, huyện, tỉnh. Nếu khách hàng ở thành thị thì quản lý thêm : Số nhà, đường). Số điện thoại (một số điện thoại). Tài khoản ngân hàng (Số tài khoản, thuộc ngân hàng nào). Fax (Một số). Nếu khách hàng là nhà cung cấp thì quản lý thêm : Danh sách các mặt hàng mà nhà cung cấp này có thể cung cấp. Thời gian nhanh nhất và chậm nhất mà nhà cung cấp này có thể cung cấp hàng sau khi nhận đơn đặt hàng. 2. Quản lý hàng hóa: Tên. Nhóm. Nơi sản xuất (Hãng sản xuất, nước sản xuất). Đơn vị tính. Số lượng tồn tối thiểu. Số lượng tồn tối đa. Đơn giá bán (Thay đổi theo thời gian) Hàng hóa được cất giữ ở nhiều kho, mỗi kho quản lý các thông tin sau: Tên kho. Địa chỉ. Số điện thoại (Chỉ quản lý một số). Fax (Một số). Thủ kho (Họ, tên, một số điện thoại di động thủ kho). II/. Quy trình quản lý bán hàng: - Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm: Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về một khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, khách hàng phải trả một số tiền trước (tiền đặt cọc). - Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Ngược lại, bộ phận kinh doanh xem hàng tồn kho để xác định lại các thông tin trên đơn đặt hàng và chấp nhận đơn đặt hàng. - Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng, so sánh hàng tồn kho để làm giấy báo nhận hàng cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. Đồng thời, bộ phận kinh doanh cũng xem xét tình hình công nợ để làm giấy báo nợ cho khách hàng. - Mỗi lần xuất, nhập hàng đều phải làm một phiếu xuất, nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền. Khi nhận hàng, khách hàng có thể trả tiền ngay hay hẹn trả sau một số ngày quy định. - Sau khi nhận hàng, trong thời gian quy định, khách hàng có thể trả lại hàng cho công ty. Khi nhận lại hàng, công ty làm một phiếu thu hồi hàng, bao gồm các thông tin: Khách hàng, mặt hàng, số lượng, ngày trả, kho nhận lại. Đồng thời công ty trả lại tiền trong trường hợp mặt hàng này đã trả tiền rồi. - Khi khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán xuất một phiếu nhận tiền trên đó ghi đầy đủ thông tin về khách hàng, số tiền và ngày trả. - Nếu khách hàng mua hàng được khuyến mãi, sẽ được tặng hàng khuyến mãi theo quy định. - Lập phiếu bảo hành và theo dõi quá trình bảo hành từng mặt hàng. - Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hóa trong tháng theo mẫu đã định. - Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình hàng hóa của từng loại, từng kho, tình hình công nợ.
