Báo cáo đề tài: Case Study Sedgemoor district council (Hội đồng quận Sedgemoor). Hội đồng Quận Sedgemoor đang cải thiện thông tin trực tuyến sẵn có để nâng cao dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả của việc truy cập thông tin và giảm chi phí quản lý dữ liệu. Hiện nay, Hội đồng này đang dần loại bỏ các phần của hệ thống di sản dữ liệu (DMS) của mình, vì nó đã hoàn thành việc di chuyển thông tin cho hệ thống tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ (EDRM) của mình, Trim Context từ Tower Software | còn lại nằm trong đống hồ sơ hỗn độn phi cấu trúc. Việc tìm kiếm tài liệu trên giấy thường khá lâu, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc. Các chuyên viên chỉ mất 5-15% thời gian làm việc để đọc thông tin nhưng mất đến 50% thời gian làm việc để tìm ra thông tin. Các thư viện, lưu trữ hồ sơ trên giấy tốn rất nhiều diện tích và chi phí bảo quản trong khi không có khả năng chống và phục hồi sau các thảm hoạ như cháy nổ, động đất Các tài liệu trên giấy dễ bị mất, thất lạc (trung bình 7,5% tài liệu bị mất, 3% bị lưu trữ nhầm vị trí). Sẽ tốn 120 đô-la Mỹ để tìm kiếm mỗi tài liệu lưu trữ không đúng chỗ. Và phải tốn tới 250 đô-la Mỹ để làm lại mỗi tài liệu bị mất. Cần đô-la Mỹ để lấp đầy một tủ hồ sơ có bốn ngăn kéo và đô-la Mỹ mỗi năm để bảo quản nó. Trong khi đó, tài liệu giấy mà các tổ chức và doanh nghiệp phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong năm năm qua, và sự gia tăng này đã làm cho chi phí quản lý ngày càng tăng cao hơn. Tài liệu trên giấy thường phải được photocopy nhiều bản để phân phối, khai thác gây chi phí rất tốn kém
