Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì. | r l Ấ 1 Ầ J A 1 V V 111 1 Săp xêp hồ sơ tài liệu một cách khoa học Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế phân loại - sắp xếp - lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học bạn nên tiến hành theo trình tự sau Chọn tủ hồ sơ Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ thông thường là 28cm x 35cm . Dùng tủ hồ sơ treo trên tường Trong văn phòng có không gian nhỏ chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ. Sử dụng những mẩu giấy ghi chú Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là Báo cáo nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. Phân loại hồ sơ Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau Phân loại theo chủ đề Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như báo cáo kế toán hợp đồng quảng cáo tiếp thị. Phân loại theo cụm Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như cụm quý 1 cụm quý 2 cụm quý 3 cụm 4. Phân loại theo nhóm Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như nhóm quý 1 nhóm quý 2 nhóm quý 3 nhóm quý 4. Sắp xếp hồ sơ Sau khi phân loại hồ sơ xong chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau Sắp xếp theo thời gian Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng. Sắp xếp theo mẫu tự Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự A B C. của
