Hệ thống theo dõi công nợ tại phòng Kinh doanh của Công ty A, qua khảo sát của phân tích viên thu thập được các thông tin sau đây: Nhiệm vụ của Hệ thống là theo dõi các khoản nợ phải trả cho các | CASE STUDY HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ Hệ thống theo dõi công nợ tại phòng Kinh doanh của Công ty A, qua khảo sát của phân tích viên thu thập được các thông tin sau đây: Nhiệm vụ của Hệ thống là theo dõi các khoản nợ phải trả cho các nhà cung cấp và các khoản phải thu đối với khách hàng. - Theo dõi các khoản nợ phải trả: khi Công ty có nhu cầu mua hàng hóa lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ tổ chức giao hàng đồng thời gửi hóa đơn bán hàng đến cho phòng Kinh doanh, Căn cứ các thông tin trên hóa đơn nhân viên phòng kinh doanh sẽ ghi vào Bảng kê Hóa đơn mua hàng sau đó lưu cùng với các đơn đặt hàng trong bộ hồ sơ theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán, đồng thời cập nhật vào CSDL Công nợ phải trả cho nhà cung cấp trong máy tính. Đối với các hóa đơn đến hạn thanh toán nhân viên phòng kinh doanh sẽ lấy nó từ bộ hồ sơ theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán đểlàm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp. Căn cứ trên số tiền phải trả trên hóa đơn và số tài khoản của nhà cung cấp tại ngân hàng, phòng kinh doanh viết Giấy chuyển tiền và chuyển giấy này lên Giám đốc xét duyệt, sau đónộp giấy chuyển tiền vào ngân hàng để trả tiền cho nhà cung cấp, sau khi nhà cung cấp đã nhận được tiền trong tài khoản của mình, ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ đến công ty để thông báo cho công ty biết việc thanh toán đã hoàn tất. Căn cứ số tiền trên giấy báo nợ, nhân viên PKD sẽ cập nhật số tiền này vào CSDL Công nợ phải trả, hằng tháng in ra Bảng chi tiết công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp và Bảng tổng hợp công nợ phải trả cho các nhà cung cấp để đối chiếu với các nhà cung cấp. - Theo dõi các khoản nợ phải thu: Các khách hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh, tại đây sau khi xem xét khả năng hàng hóa phòng kinh doanh sẽ giao hàng đồng thời viết hóa đơn bán hàng chuyển cho khách hàng, dựa vào thông tin ghi trên hóa đơn bán hàng nhân viên PKD sẽ ghi vào Bảng kê hóa đơn Bán hàng sau đó lưu Hóa đơn cùng với đơn đặt hàng vào bộ hồ sơ theo dõi các hóa đơn chưa thu tiền, đồng thời cập nhật vào CSDL Công nợ phải thu khách hàng. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền của một khách hàng đã trả nhân viên PKD sẽ cập nhật số tiền ghi trên giấy báo có vào CSDL công nợ phải thu khách hàng, định kỳ hằng tháng nhân viên PKD sẽ in các Bảng chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng và bảng tổng hợp công nợ phải thu của các khách hàng để thực hiện việc đối chiếu công nợ. Yêu cầu: 1. Cho biết các tác nhân của hệ thống 2. Vẽ biểu đồ BFD mức đỉnh 3. Vẽ các biểu bồ BFD mức 1 (đầy đủ) của các chức năng mức 1 Phương pháp B1: xác đinh chức năg gốc ( mô tả ở mức 0 ) B2: xác định chức năng ở mức1 Trả lời câu ho ỉ để hoàn thành chức năng gốc thì cần thực hiện những chức năng nào ? B3. xác định các chức băbg ở mức 2 cho từng chức năng ở mức 1 Ví dụ phân rã chức năbg theo mức 1 theo dõi nợ phải trả Lập đơn đặt hàng (PKD) phòng kinh doanh Gơỉ cho nhà cung cấp Nhận hàng (PKD) Nhận hoá đơn(PKD) CẬP NHẬT THÔNG TIN HOÁ ĐƠN Ghi vào bảng kê HDMH(PKD) Lưu cùng đơn đặt hàng (PKD) Cập nhật CSDL nợ phải trả (PKD) LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN (PKD) Viết giấy chuyển tiền (PKD) Duyệt giấy chuyển tiền (PKD) Nộp giấy chuyển tiền (PKD) NHẬN GIẤY BÁO NỢ Cập nhật vào cơ sở dữ liệu công nợ (PKD) IN BÁO CÁO : In bang chi tiết công nợ từng nhà cung cấp (PKD) In bảng tổng hợp công nợ (PKD)
