Tại sao chúng ta cần có hướng dẫn về phương pháp chuẩn bị và tổ chức cuộc họp, vì chúng ta thường nghe thấy những nhận xét như. | Phương pháp to chức một cuộc họp Tác giả Elise Pinners Cố vấn Phát triển Tổ chức VECO hợp tác với GRET Tại sao chúng ta cần có hướng dẫn về phương pháp chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp Vì chúng ta thường nghe thấy những nhận xét như họp quá nhiều cuộc họp kéo dài quá lâu chúng ta mong muốn các cuộc họp được chuẩn bị và điều hành tốt hơn để làm hài lòng các thành viên tham dự trong đó đầy đủ thông tin chi tiết lập kế hoạch tốt và đưa ra các quyết định đồng thời giảm thời lượng và trách những cuộc họp định kỳ không cần thiết. 1. Vai trò đặc biệt của người điểu hành và thư ký cuộc họp Vai trò của người điều hành - Theo dõi thời gian - Thố ng nhấ t nội dung tổ chức họp theo nội dung và điều chỉnh nội dung khi cần thiết - Giúp cho thảo luận được diễn ra thuận lợi - Khẳng định lại các quyết định và hoạt động dự kiến. Vai trò của thư ký - Chuẩn bị nội dung thảo luận với người điều hành và những người phải trình bày trong cuộc họp - Gửi giấy mời họp kèm theo nội dung - Viết biên bản hoặc chỉ định người viết thay thế . Một số công việc có thể uỷ quyền cho người khác ví dụ một thành viên tham gia họp có thể được giao nhiệm vụ theo dõi thời gian và nhắc nhở người điều hành nếu cuộc họp không theo đúng tiến trình hay việc viết biên bản họp có thể giao cho người khác như thư ký văn phòng chẳng hạn thay nhau viết trong các cuộc họp khác nhau theo từng chủ đề . Tương tự vị trí điều hành cũng có thể giao cho người khác. Một lý do hợp lý để giao nhiệm vụ này là khi người điều hành muốn tham gia tích cực vào một cuộc thảo luận nào đó. Trong trường hợp này người điều hành khó giữ được vị trí trung lập của mình và dễ bị hiểu là lợi dụng vai trò điều hành áp đặt các quyết định. Vì vậy đối với một số chủ đề nên giao quyền điều hành cho người trung lập hơn. 2. Chuẩn bị cuộc họp Mục đích họp Họp chỉ là một trong những công cụ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các nhóm khác nhau. Tuy nhiên họp dường như là phương tiện giao tiếp quan .
