Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả, nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp: chuẩn bị, diễn tiến cuộc họp, và theo dõi sau cuộc họp. Chuẩn bị Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc. | Cách thức tổ chức một cuộc họp hiệu quả Họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Bạn có thể có các cuộc họp hiệu quả nếu lưu ý đến những khía cạnh chủ yếu sau đây của cuộc họp chuẩn bị diễn tiến cuộc họp và theo dõi sau cuộc họp. Chuẩn bị Bạn chắc hẳn đã từng tham dự các cuộc họp chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị. Những cuộc họp đó chắc chắn là không thể đạt kết quả. Đôi khi mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia. Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách làm theo những quy tắc thông thường sau Đảm bảo tất cả các cuộc họp của bạn là cần thiết. Bởi vì họp hành làm tiêu phí thời gian của những người dự họp nên nếu có thể đạt được mục tiêu mà không cần hội họp bạn hãy làm như vậy. Làm rõ tất cả các mục tiêu của cuộc họp. Mỗi người tham dự phải trả lời được những câu hỏi sau Tại sao tôi có mặt ở đây Nếu mục đích của cuộc họp là ra một quyết định hãy thông báo trước cho mọi người về điều đó để họ có thời gian chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết. Mời đúng người dự họp. Chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến những người cần phải tham dự hoặc những người có thể học hỏi từ cuộc họp này. Hãy phổ biến trước lịch trình cuộc họp. Chương trình họp cũng gián tiếp xác định các mục tiêu của cuộc họp. Thăm dò trước những nhân vật chủ chốt sẽ tham dự cuộc họp. Bạn sẽ chủ động hơn cho cuộc họp nếu bạn biết trước những người tham dự nghĩ gì về các mục quan trọng trên chương trình họp. Những điều bạn biết có thể gợi ý về một số sửa đổi trong chương trình. Yêu cầu mọi người sẵn sàng. Điều này có nghĩa là đẩy nhanh tốc độ xử lý vấn đề đem theo các tài liệu báo cáo vật dụng liên quan sẵn sàng tham gia thảo luận và ra quyết định. Diễn tiến cuộc họp Để cuộc họp diễn ra suôn sẻ như mong .
