Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp, thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông. | MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM Chương trình Thông tin Quốc tế Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ năm 2002 Chương 9 HỌP BÁO Các cuộc họp báo giúp các hãng truyền thông và công chúng cùng với một hoặc một số quan chức chính phủ gặp gỡ trong một phiên hỏi đáp thường ở một địa điểm do quan chức chính phủ lựa chọn. Họp báo cho công dân cơ hội - qua báo chí - được chất vấn quan chức chính phủ và cho quan chức chính phủ đưa đến cho công chúng thông điệp của họ cũng qua phương tiện truyền thông. Tổ chức họp báo thường xuyên là mở cái van xả cho hơi ra bớt David Beckwith cựu phát ngôn viên của Phó Tổng thống nói như vậy. Ông nói điều này có nghĩa là cùng với thời gian áp lực tăng lên trong giới phóng viên họ có nhiều câu hỏi cần được trả lời và áp lực ấy được giải tỏa khi có họp báo. Beckwith nói Họp báo rất có ích khi bạn có điều cần thông báo hay cần nói. Hãy nghĩ tại sao ta làm việc này và kết quả là gì . Trước khi họp báo Bước đầu tiên để tổ chức họp báo là phải đảm bảo rằng có tin. Đối với người đứng đầu một đất nước chuyện này ít khi thành vấn đề. Nhưng đối với thủ trưởng một cơ quan nhỏ của chính phủ thu hút được báo giới có thể khó hơn. Phóng viên không ưa dùng thời gian vào những việc mà họ không cho là sự kiện trong khi họ có tin tức khác đang mời gọi. Trong các bước tổ chức họp báo cần Xác định chủ đề của buổi họp báo và xem có gì cần đưa tin không. Xác định xem họp báo có thật sự cần thiết không hoặc phóng viên có viết được chính xác với đầy đủ dẫn chứng số liệu cùng trao đổi kiểm chứng bằng điện thoại trước khi công bố không. Quyết định xem vị quan chức chính phủ kia sẽ nói gì trong lời khai mạc. Viết sẵn những ý chính của bài phát biểu khai mạc cho vị quan chức. Cũng như trong phỏng vấn chỉ tập trung vào ba ý chính. Nhiều hơn thế là không cần thiết. Xác định những câu hỏi có thể được hỏi và những câu trả lời thích hợp. Những câu này phải rộng hơn chủ đề của cuộc họp báo vì phóng viên có thể hỏi những vấn đề khác nữa. Một số cơ quan báo chí lưu danh mục các chủ đề trên
