Một văn phòng báo chí của chính phủ được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một. | MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM Chương trình Thông tin Quốc tế Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ năm 2002 Chương 11 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Một văn phòng báo chí của chính phủ được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những sự kiện của giới truyền thông - là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự - và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào có giới truyền thông hay không cho dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời. Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc - chọn ra từ các nhân viên của bạn - có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện ở trong văn phòng Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người phát ngôn báo chí sẽ tham dự nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại giao. Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Sau đó quyết định về chủ đề của sự kiện Mục đích của sự kiện là gì Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì Bạn muốn tạo ra những tác động gì Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện. Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước
