CHƯƠNG 20 KẾT HỢP DỮ LIỆU I. Khái niệm 1. Kết hợp dữ liệu Để tạo các mẫu thư, phong bì, nhãn thư, bạn kết hợp một tập tin nguồn dữ liệu với một tài liệu đích. Tập tin nguồn dữ liệu ( data source file ) chứa thông tin thay đổi trong mỗi lần lặp của tài liệu đích, như các tên và địa chỉ của người nhận của một mẫu thư | CHƯƠNG 20 KẾT HỢP DỮ LIỆU I. Khái niệm 1. Kết hợp dữ liệu Để tạo các mẫu thư phong bì nhãn thư bạn kết hợp một tập tin nguồn dữ liệu với một tài liệu đích. Tập tin nguồn dữ liệu data source file chứa thông tin thay đổi trong mỗi lần lặp của tài liệu đích như các tên và địa chỉ của người nhận của một mẫu thư. Tập tin nguồn dữ liệu được tạo bởi các trường field và các mẫu tin record . Các Field là các nhóm thông tin cụ thể như tên công ty hay mã bưu điện trong khi các Record là các dòng của các bộ thông tin hoàn chỉnh như một tên công ty địa chỉ thành phố bang và mã bưu điện. Tập tin nguồn dữ liệu có thể là một tập tin định giới bằng dấu phẩy .csv hay một tập tin định giới bằng tab .txt trong đó mỗi mẫu dữ liệu được tách biệt bằng một dấu phẩy hoặc tab. Tài liệu đích target document là một tài liệu InDesign chứa các ô giữ chỗ trường dữ liệu cộng với tất cả văn bản thảo sẵn các các item duy trì tương tự trong mỗi lần lặp của tài liệu kết hợp. Tài liệu kết hợp merged document là tài liệu kết quả mà chứa thông tin thảo sẵn từ tài liệu đích lặp lại nhiều lần như nó lấy để cung cấp cho mỗi mẫu tin từ nguồn dữ liệu. 2. Các bước cơ bản cho việc kết hợp dữ liệu a. Lên kế hoạch để quyết định trường dữ liệu nào bạn sẽ sử dụng trong các tài liệu nguồn và đích. Quyết định bạn muốn tài liệu sau cùng trông ra sao vì vậy bạn biết trường nào là cần thiết để thực hiện sự kết hợp. Ví dụ nếu bạn tạo một bưu thiếp mà sẽ được gửi cho khác hàng bạn có thể muốn sử dụng các trường dữ liệu sau Tên công ty Địa chỉ Thành Phố Mã bưu điện A__ Tên công ty_ Adobe Systems Inc. Peachpit Press Sams Publishing B Địa chỉ__ 345 Park Avenue 1249 Eighth Street 800 East 96th Street C_ Thành phố San Jose CA IN 2 3 4 Bảng tính hay cơ sở dữ liệu có thể trông như trên b. Lưu tập tin nguồn dữ liệu - thường là một tập tin bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu - như tập tin văn bản .các hoặc .txt . Đảm bảo rằng tập tin nguồn dữ liệu được cấu trúc theo cách mà bạn có .
