Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty. . Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay. | Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty. . Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng Vật tư - xuất nhập khẩu đảm nhận. Hơn nữa do Công ty mới bắt đầu tham gia xuất khẩu nên nhân viên này không chỉ chịu trách nhiệm mỗi khâu lập chứng từ mà còn phụ trách cả mảng kinh doanh xuất khẩu của Công ty tức là phải tìm kiếm khách hàng giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng. Với khối lượng công việc nhiều như vậy sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ của Công ty bởi vì thời gian dành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì thế để hạn chế được rủi ro này cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Tuy nhiên việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong Công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng Vật tư - XNK đang có đến hai kế toán viên trong đó có một người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngoại Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http thương. Vì vậy nếu công việc được phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời .
