Trong nội dung này chúng ta đề cập đến việc chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ của các sở thuộc UBND tỉnh * Sở: là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý ngàng hoặc lĩnh vực công tác. * Phông lưu trữ của sở là toàn bộ TLTT hình thành trong quá trình hoạt động của sở được đưa vào lưu trữ. * Những sở hoạt động có 4 điều kiện sau đây thì được thành lập phông lưu trữ. + Có văn bản pháp qui về việc thành lập cơ quan, qui định chức. | KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU FONT LƯU TRỮ I. Những vấn đề chung Trong nội dung này chúng ta đề cập đến việc chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ của các sở thuộc UBND tỉnh Sở là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý ngàng hoặc lĩnh vực công tác. Phông lưu trữ của sở là toàn bộ TLTT hình thành trong quá trình hoạt động của sở được đưa vào lưu trữ. Những sở hoạt động có 4 điều kiện sau đây thì được thành lập phông lưu trữ. Có văn bản pháp qui về việc thành lập cơ quan qui định chức năng nhinệm vụ cơ cấu tổ chức. Cơ quăm có tổ chức biên chế riêng. Cơ quan có ngân sách độc lập có tư cách pháp nhân đê giao dịch thanh toán tài chính với cơ quan khác. Cơ quan có văn thư con dấu và địa chỉ làm việc. Chỉnh lý tài liệu Là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học sữa cha phục hồi hồ sơ làm công tác tra cứu xác định gia trị tài liệu. Hồ sơ Là tập gồm toàn bộ tàiliệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc một đối tượng cụ thể hoặc có cùng địa điểm thể loại tác giả. II. Nội dung công việc chuẩn bị chỉnh lý tài liệu. 1. Khảo sát tài liệu. Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một phông hoặc nhiều phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý. Mục đích Nắm được thời gian của tài liệu thời gian bắt đầu và thời giánket thúc tài liệu . Nắm được khối lượng TL. Nắm được loại hình tài liệu. Nắm được tình trạng TL. 2. Thu thập bồ sung tài liệu. Qua khảo sát phông tài liệu nếu thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến hành thu thập bổ sung tài liệu để việc chỉnh lý có két quả cao. Căn cứ để thu thập bổ sung tài liệu. Căn cứ vào mục đích yêu cầu của đợt chỉnh lý. Căn cứ mốc thời gian thành lập hoạt động giải thể của cơ quan mốc hình thành sản ainh và kết thúc tài liệu . Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Căn cứ vào sổ đăng ký công văn đi sổ phan phối công văn trong cơ quan. Căn cứ các biên bản giao nộp tài liệu của các phòng các đơn vị các cá nhân vào lưu trữ cơ quan. 3. Viết lịch sử hình thành phông và lịch sử phông. Đối với .
