Với tư cách một khách hàng, đã bao nhiêu lần bạn nhận được thư phản hồi từ một công ty nào đó để giải đáp các thắc mắc của bạn? Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp, đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó? Quả là trong thời đại ngày nay, khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị “điện tử hóa”, thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực. | 1 J 1 A 1 1 r 1 1 A 1 Ji Ấ Art Viết thư trả lời khách hàng như thê nào Với tư cách một khách hàng đã bao nhiêu lần bạn nhận được thư phản hồi từ một công ty nào đó để giải đáp các thắc mắc của bạn Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó Quả là trong thời đại ngày nay khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị điện tử hóa thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực hiện. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh những bức thư gửi cho khách hàng còn đóng vai trò quan trọng hơn việc chỉ đơn thuần là thắt chặt mối liên hệ sẵn có. Một bức thư với lời lẽ nhã nhặn chân thành biểu lộ thiện chí của bạn sẽ là sợi dây vô hình giữ chân khách hàng ở lại với công ty bạn. Vậy làm thế nào để bạn có được những bức thư kỳ diệu đó Ở đây có mấy điều bạn nên lưu ý mỗi khi viết thư cho khách hàng của mình. Bạn đang viêt vì điều gì Để soạn thảo được những bức thư trả lời khách hàng có tác dụng tích cực đúng như bạn mong muốn bạn phải tự đặt mình vào trong một trạng thái tâm lý thích hợp - bạn đang viết thư để giải quyết khiếu nại trả lời thắc mắc hay cảm ơn họ vì đã mua sản phẩm dịch vụ của bạn Việc đặt bố cục bức thư trong một ngữ cảnh cụ thể như vậy sẽ hướng bạn đến việc sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp. Bạn biết đấy thông điệp và nội dung của một bức thư cảm ơn sẽ không thể giống như những gì bạn nên thể hiện trong bức thư xin lỗi khách hàng. Diễn giải mục đích của bạn Hãy bắt đầu bằng việc tóm tắt nguyên nhân khiến bạn viết lá thư này. Ở phần mở đầu của bức thư bạn nên dành vài dòng để nói về việc bạn đang trả lời một câu hỏi hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó của khách hàng. Điều này sẽ cho người đọc hiểu được lý do tại sao bạn liên lạc với họ đồng thời giúp họ dễ dàng tiếp nhận bức thư của bạn. Một đoạn tóm tắt sơ lược trước khi vào đề sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ những dòng đầu tiên. Bao gồm cả . Xin nói ngay rằng đây không phải là .
