Thủ tục này được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công liệu và dữ liệu cần kiểm soát theo thủ tục theo cấu trúc hệ thống tài liệu của công ty đưa ra. | THỦ TỤC VÀ HƯỚNG DẪN KIÊM SOÁT TÀI LIỆU HỒ SƠ Mục đích Thủ tục này được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công ty. Phạm vi Tài liệu và dữ liệu cần kiểm soát theo thủ tục này bao gồm các tài liệu theo phần định nghĩa dưới đây. Định nghĩa Tài liệu là những văn bản sơ đồ. .mà CNV phải tuân theo để thực hiện công việc tài liệu trước khi đưa vào sử dụng phải được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt phân biệt với hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện tài liệu bằng chứng về việc thực hiện công việc của nhân viên . Phân cấp tài liệu Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau Chính sách Sổ tay 3 Các Thủ tục Các tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp các Qui định Kế hoạch Mục tiêu Tiêu chuẩn Bản vẽ Sơ đồ. Các loại Hồ sơ các Biểu mẫu Phân loại tài liệu Tài liệu sử dụng trong công ty gồm 03 loại Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ nội bộ công ty. Tài liệu bên ngoài là những tài liệu phát sinh từ bên ngoài công ty nhưng được đưa vào áp dụng trong công ty. Tài liệu tham khảo là những tài liệu không bắt buộc áp dụng nhưng có tính chất tham khảo hướng dẫn thực hiện công việc. Tài liệu nội bộ gồm các loại sau - Chính sách bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty. Chính sách là những quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định. - Mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể mục tiêu là sự cụ thể hoá của chính sách. - Sổ tay là tài liệu qui định một Hệ thống quản lý của Công ty. - Thủ tục cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một qúa trình trong một hay nhiều lĩnh vực. - Hướng dẫn công việc cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt cụ thể trong một hoạt động. - Biểu mẫu là tài liệu đã có một hình thức sẵn có áp dụng cho cùng một nội dung cho nhiều hành động khác nhau. - Bản vẽ sơ đồ là các bản vẽ thiết kế sơ đồ tổ chức liên quan đến các hoạt động của Công ty. - Tài liệu bên ngoài tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty .
