Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. -Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: Kiểm soát Kết hợp Thông báo Thuyết phục -Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: Phân tích và giải quyết các vấn đề Tư vấn và giải hoà các xung đột Thảo luận và trao đổi quan điểm Nêu vấn đề và tạo động. | thức hoặc không chính thức thời gian. Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. -Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau Kiểm soát Kết hợp Thông báo Thuyết phục -Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm Phân tích và giải quyết các vấn đề Tư vấn và giải hoà các xung đột Thảo luận và trao đổi quan điểm Nêu vấn đề và tạo động cơ Xúc tiến thay đổi kiến thức kỹ năng và quan điểm Nhận được ý kiến và hồi âm Tăng cường hỏi đáp Đào tạo và phát triển Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định một hành động hoặc một sự thay đổi -Chi phí và hiệu quả Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau Chi phí thời gian Chi phí vật chất tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng Chi phí cơ hội Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp giá trị của những hoạt động này như thế nao là bao nhiêu . Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến -Quyết định tồi -Chính sách tồi -Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn - Gián đoạn công việc -Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng -Tinh thần thấp -Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động -Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc . tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là Cuộc họp có thực sự cần thiết không Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp Mọi người sẽ được tập trung Mọi người sẽ .
