Tham khảo tài liệu 'business edge – hội họp và thuyết trình part 4', kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả | Làm thê nào để hội họp có hiệu quả làm việc. Có rất nhiều tình huống đòi hỏi người chủ tọa phải sử dụng những biện pháp hữu hiệu để khuyến khích sự tham gia của các thành viên và ngăn chặn các mâu thuẫn hay xung đột có thể xảy ra kiểm soát những thành viên có xu hướng lấn lướt áp đảo người khác . Một số kỹ thuật tham khảo sau đây có thể giúp người chủ tọa kiểm soát tình hình tốt hơn Tiên đoán trước những câu hỏi hoặc các tranh cãi có thể xảy ra. Tuy nhiên bạn không cần thiết phải có câu trả lời cho mọi câu hôi. Những thành viên trong các lĩnh vực liên quan sẽ là người đưa ra câu trả lời. Nếu bạn chưa tìm ra câu trả lời cho những vấn đề thuộc trách nhiệm của mình hãy nói với mọi người như vậy. Hãy ghi lại câu hỏi tìm kiếm câu trả lời và phản hồí lại sau. Lắng nghe cẩn thận và có thể lặp lại hay tóm tắt lại câu hỏi để xác định xem bạn đã hiểu rõ câu hỏi chưa hoặc giúp mọi người hiểu rõ câu hỏi hơn. Hãy cám ơn người đã đặt câu hỏi và cố gắng hướng các câu trả lời thẳng vào trọng tâm vấn đề càng ngắn gọn càng tốt. Nếu bạn là người trả lời hãy nhìn bao quát tất cả mọi người khi trả lời để tranh thủ sự đồng tình của họ. Trả lời những câu hỏi phức tạp Hãy bảo đảm cho câu hỏi được trả lời theo từng nội dung một bắt đầu từ những vấn đề bạn cảm thấy tự tin nhất. Khéo léo bỏ qua những nội dung không quan trọng. Trả lờỉ những câu hỏi vòng vo. Hãy đi thẳng vào vấn đề bằng các câu hỏi Chính xác là anh chị muốn hỏi gì hay Tại sao anh chị lại hỏi như vậy . Đừng vội trả lời cho tới khi người hỏi xác nhận bạn hay người được hỏi đã hiểu đúng tinh thần câu hỏi và nếu bạn là người được hỏi hãy trả lời một cách cương quyết nhưng tránh gay gắt. Trả lời những câu hỏi mang tính thách đô Hãy bình tĩnh lắng nghe và trả lời một cách cương quyết tránh bị ảnh hưởng bởi các cảm xúc. LƯU ý người tham dự về thời gian. Nếu thời gian không cho phép bạn trả lời thêm các câu hỏi hay tiếp tục thảo luận một vấn đề nào đó hây tuyên bố Xin mời câu hỏi ý kiến cuối cùng trước khi chúng ta bước sang mục .
