Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó. Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra. Nhiều cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể. Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến.