Word là cách nói gọn của từ Word Processor (Phần mềm sử lý văn bản). Quá trình xử lỳ văn bản gồm hai giai đoạn chính:Soạn thảo (Editing) và Xử lý (Processing). Soạn thảo văn bản là công việc rất thường gặp trong văn phòng và là công việc nhàm chán khi người ta còn dùng máy đánh chữ (Typewrite) để thực hiện. | Word là cách nói gọn của từ Word Processor (Phần mềm sử lý văn bản). Quá trình xử lỳ văn bản gồm hai giai đoạn chính:Soạn thảo (Editing) và Xử lý (Processing). Soạn thảo văn bản là công việc rất thường gặp trong văn phòng và là công việc nhàm chán khi người ta còn dùng máy đánh chữ (Typewrite) để thực hiện. Với máy đánh chữ, mỗi lần bạn gõ một phím thì lập tức một ký tự được in ra giấy. Muốn canh lề bạn phải thực hiện bằng tay. Một văn bản đã được tạo xong, nếu phát hiện lỗi thì bạn phải gõ lại từ đầu. Với máy vi tính và Word, văn bản chỉ hiện ra trên màn hình để bạn kiểm tra và hiệu khi bạnrap gõ đến hàng cuối cùng,chế độ WordWrap sẽ tự động mang trọn từ (Word) xuống hàng và sắp xếp từ trong khuôn khổ các mức canh lề (Margin) đã được khai báo trước đó .Khi phát hiện lỗi,bạn có thể chỉnh sửa cho đến khi thật ưng ý thì mới in ra giấy. Ngoài ra, với những công cụ (Tools) xử lý văn bản như chỉnh đoạn, chia cột, tạo ký tự Drop Cap, . cùng với rất nhiều công cụ đồ họa làm cho Word trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu của người thư ký văn phòng. Nguyên tắc soạn thảo văn bản Các dấu: phẩy (,), chấm (.), chấm phẩy (;),. phải liền kề với ký tự cuối cùng (không được cách khoảng trống). Như thế này mới đúng, bạn xem câu sau. Như thế này là sai ,sửa lại như câu trên. Muốn sang đoạn khác phải bấm phím . Các đoạn nên cách nhau một khoảng và được thực hiện bằng định dạng đoạn (Paragraph), phân cách với đoạn trên (Before), phân cách với đoạn dưới (After) . Khi tiến hành nhập văn bản yêu cầu là phải gõ nhanh, chính xác. Một vài kinh nghiệm có thể giúp chúng ta thực hiện nhanh văn bản: 1. Hạn chế gõ sai, vì khi gõ sai phải tốn nhiều thời gian quay lại sửa các từ sai thành đúng, thời gian cho việc sửa lại từ sai bằng 3 lần nhập từ đúng. Để khắc phục điều này khi nhập văn bản nên chọn một font chữ rõ ràng, dễ đọc và khi mới nhập văn bản nên co quan niệm rằng: “nhập văn bản chậm mà đúng còn hơn nhanh mà sai”. 2. Không nên vừa nhập vừa định dạng, khi nhập văn bản 2 tay bạn đang bận rộn trên các phím định vị, còn khi trình bày định dạng văn bảng phải dùng chuột để ra lệnh nên nếu vừa đánh vừa định dạng thì hiệu quả xử lý văn bản của bạn không cao. Cho nên ta nhập văn bản thô trước rồi sau đó định dạng sau. Trong khi nhập văn bản cũng cần chú ý đến nguyên tắc về các dấu ngắt trong câu ( dấu , . ; : ? ! ), trước các dấu này không có khoảng trắng và phía sau nó phải có 1 khoảng trắng mà thôi. 3. Tập đánh máy nhanh bằng các chương trình tập đánh máy như: Stamina Typing Tutor, Mario Typing, Rapid Typing, .
