a. Đối với cơ quan đã xây dựng danh mục hồ sơ, cần dựa vào danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ (xem phần sử dụng danh mục hồ sơ). b. Đối với những cơ quan chưa xây dựng danh mục hồ sơ, từng cán bộ nhân viên cần căn cứ vào nhiệm vụ của mình và dựa vào 6 đặc trưng sau để hình thành hồ sơ. * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư,. Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm.