Đang chuẩn bị liên kết để tải về tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 2 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chương 2 cung cấp cho người học các nội dung về văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản trong công việc hành chính văn phòng. Chương này trình bày một số nội dung khái quát hệ thống văn bản, soạn thảo văn bản hành chính. . | Chương 2 VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. Khái quát hệ thống văn bản - Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định. - Chức năng văn bản - Các loại văn bản + Văn bản QPPL + Văn bản hành chính + Văn bản kinh doanh + Văn bản chuyên môn II. Soạn thảo văn bản hành chính 1. Y/c đối với soạn văn bản hành chính 1. 1. Ngôn ngữ + Ngắn gọn. + Dễ hiểu + Chính xác + Khuôn mẫu + Khách quan + Lịch sự 1.2. Xưng hô trong văn bản + Khi soạn thảo văn bản gửi lên cấp trên, cơ quan soạn thảo phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình. + Văn bản gửi các đơn vị trực thuộc và các cơ quan cấp dưới, cơ quan soạn thảo chỉ xưng hô một cách chung chung. + Văn bản gửi ngang cấp (đối tác) khi xưng hô trong văn bản, cơ quan soạn thảo cần ghi đầy đủ tên cơ quan, sau lần xưng hô đầu có thể sử dụng “chúng tôi”. + Xưng hô cá nhân . | Chương 2 VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I. Khái quát hệ thống văn bản - Khái niệm văn bản Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định. - Chức năng văn bản - Các loại văn bản + Văn bản QPPL + Văn bản hành chính + Văn bản kinh doanh + Văn bản chuyên môn II. Soạn thảo văn bản hành chính 1. Y/c đối với soạn văn bản hành chính 1. 1. Ngôn ngữ + Ngắn gọn. + Dễ hiểu + Chính xác + Khuôn mẫu + Khách quan + Lịch sự 1.2. Xưng hô trong văn bản + Khi soạn thảo văn bản gửi lên cấp trên, cơ quan soạn thảo phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình. + Văn bản gửi các đơn vị trực thuộc và các cơ quan cấp dưới, cơ quan soạn thảo chỉ xưng hô một cách chung chung. + Văn bản gửi ngang cấp (đối tác) khi xưng hô trong văn bản, cơ quan soạn thảo cần ghi đầy đủ tên cơ quan, sau lần xưng hô đầu có thể sử dụng “chúng tôi”. + Xưng hô cá nhân trong văn bản thì sử dụng từ tôi, ông, bà. + Đối với các thư từ mang tính xã giao sử dụng từ ngài, quý ông, quý bà, tôi. 1.3. Thể thức của văn bản hành chính Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các hành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo qui định tại Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Quốc hiệu - Cơ quan ban hành - Số và ký hiệu văn bản - Địa danh ngày tháng ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Nội dung văn bản - Nơi nhận văn bản - Chữ ký và dấu trong văn bản 2. Soạn thảo văn bản hành chính 2.1. Soạn thảo quyết định Khái niệm - Quyết định là văn bản của các cơ quan dùng để quyết định quy định các vấn đề về chủ trương chính sách, về chế độ thể lệ tổ chức nhân sự thuộc phạm vi thẩm quyền của cơ quan. Quyết định là loại văn bản rất thông dụng, được nhiều cơ quan, tổ chức, ban hành. Các loại