Đang chuẩn bị liên kết để tải về tài liệu:
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 3 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chương 3 cung cấp các nội dung liên quan đến công việc quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan, tổ chức. Chương này gồm có các nội dung: Quy trình văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ tài liệu,.và một số nội dung khác. . | Chương 3 QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC I. Quy trình văn bản Đi - Đến 1. Quy trình văn bản đến - Kiểm tra văn bản. (btap) - Đăng ký văn bản đến (sodangky) - Chuyển giao văn bản đến (vb) - Lưu văn bản đến (vande, tenvb) Lưu ý tài liệu điện tử 2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) Đăng ký vao sổ văn bản Làm thủ tục chuyển giao Lưu văn bản Lưu ý tài liệu điện tử I. Quản lý văn bản đi – đến 1. Quy trình văn bản đến - Kiểm tra hồ sơ văn bản. - Đăng ký văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến - Lưu văn bản đến Quy trình quản lí tài liệu điện tử 2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) Đăng ký vao sổ văn bản Làm thủ tục chuyển giao Lưu văn bản Quy trình quản lí tài liệu điện tử 3. Lập hồ sơ HS là một tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại VB, | Chương 3 QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC I. Quy trình văn bản Đi - Đến 1. Quy trình văn bản đến - Kiểm tra văn bản. (btap) - Đăng ký văn bản đến (sodangky) - Chuyển giao văn bản đến (vb) - Lưu văn bản đến (vande, tenvb) Lưu ý tài liệu điện tử 2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) Đăng ký vao sổ văn bản Làm thủ tục chuyển giao Lưu văn bản Lưu ý tài liệu điện tử I. Quản lý văn bản đi – đến 1. Quy trình văn bản đến - Kiểm tra hồ sơ văn bản. - Đăng ký văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến - Lưu văn bản đến Quy trình quản lí tài liệu điện tử 2. Quy trình văn bản đi Kiểm tra văn bản Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ (nếu có) Đăng ký vao sổ văn bản Làm thủ tục chuyển giao Lưu văn bản Quy trình quản lí tài liệu điện tử 3. Lập hồ sơ HS là một tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại VB, cùng tác giả, cùng Tgian. - Các loại hồ sơ trong doanh nghiệp Phân theo nội dung hồ sơ chia thành - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ tổ chức doanh nghiệp - Hồ sơ nhân sự - Hồ sơ đối tác, khách hàng - Hồ sơ kế toán - Hồ sơ kỹ thuật - Hồ sơ sản phẩm Phân theo tính chất hồ sơ chia thành - Hồ sơ mật - Hồ sơ quan trọng - Hồ sơ thường sử dụng - Hồ sơ không quan trọng (có thể bỏ sau khi giải quyết công việc) - Phương pháp lập hồ sơ - Tập hợp văn bản - Sắp xếp văn bản - Viết tiêu đề hồ sơ II. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU 1. Vai trò của quản lí hồ sơ tài liệu 1.1. Quản lý hồ sơ là gì ? Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức 1.2.Vai trò của việc quản lý hồ sơ Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả. Có thể dễ dàng tìm hồ sơ Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi cần thiết 1.3.Nguyên tắc quản lý hồ sơ .