Giáo trình Điều hành công sở hành chính nhà nước sẽ cung cấp cho người đọc các kiến thức nhập môn về kỹ năng điều hành công sở hành chính, song cũng có thể giúp học viên có những kiến thức ban đầu và rèn luyện một số kỹ năng cơ bản về điều hành công sở hành chính. Sách được chia thành 2 phần, mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 cuốn sách. | Chương II NHỮNG KỸ NĂNG cơ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG sở I. THIẾT KÊ CÔNG VIỆC 1. Khái niệm Thiết kế công việc là việc phân chia các nhiệm vụ tổng thể phức tạp của công sở ra thành các nhiệm vụ cụ thể đơn giản hơn mà có thể được thực hiện tốt bởi từng cá nhân đơn vị. 2. Kỹ năng thiết kê công việc Công việc có thể được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau chẳng hạn kiểu dây chuyền trong đó các nhiệm vụ được chia thành nhiều công việc có liên quan đến nhau theo kiểu dây chuyền có nhiều mắt xích kiểu nhóm trong đó công việc cần được thực hiện bởi một nhóm nhưng trong nhóm mỗi người chỉ thực hiện một phần công việc và kiểu việc cho từng cá nhân trong đó công việc có tính độc lập cao và có thể được giao cho từng cá 19 nhân . Tuy nhiên các công việc được thiết k ế cần đảm bảo các yêu cầu sau - Phù hợp với mục tiêu của công sở và từng đơn vị thực hiện công việc. - Nội dung công việc phải rõ ràng. - Mỗi công việc được thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan công sở. - Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ công chức khi giải quyết công việc. - Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc. - Có khả năng kiểm tra việc thực hành công việc một cách thuận lợi. Quá trình thiết kế công việc thường bao gồm bốn công việc cụ thể như sau Một là Xác định mục tiêu cần đạt tới. Việc xác định mục tiêu rõ ràng cụ thể có ý nghĩa rất quan trọng đảm bảo tính định hướng và hiệu quả cho việc cần làm. Nếu mục tiêu không được xác định rõ ràng cụ thể mà vẫn tiến hành việc cần làm như trong thực tế vẫn thường diễn ra thì việc huy động các nguồn lực cần thiết việc đôn đốc việc kiểm tra đánh giá kết quả thực hiộn sẽ gặp rất nhiểu khó khăn thậm chí không thể tiến hành được. Hai là Xác định những công việc cụ th ể cần tiến hành đ ể đạt được mục tiêu đã đ ề ra. Sau khi đã xác định 20 được rõ ràng cụ thể mục tiêu cần đạt tới các nhà điều hành cần xác định rõ những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Điều này có thể được hiểu là việc cần làm được xác định dựa trên căn cứ của
